Die Geschichte von ServiceERP geht auf das Softwareunternehmen Landwehr zurück, das sich bereits in den 1990er Jahren durch die Entwicklung der Warenwirtschaftssoftware L3 einen Namen machte. Nach der Übernahme von Landwehr durch den Mischkonzern zvoove entschieden sich die langjährigen Mitarbeiter Andreas Kurk und Martin Helmig die Software L3 zu revitalisieren. Im Jahr 2021 legten sie mit einem Management-Buy-Out den Grundstein für die Zukunft und gründeten Anfang 2022 mit einem Team aus erfahrenen Experten ServiceERP. Durch die stetige Weiterentwicklung der Produkte und den Ausbau der Serviceleistungen sind zu den anfänglich 10 Mitarbeitern inzwischen weitere 10 Mitarbeiter hinzugekommen. Ihr Ziel ist es, mittelständische Produktions- und Handelsunternehmen der Agrarwirtschaft auf dem Weg in die digitale Zukunft zu begleiten. Mit Softwarelösungen rund um die Themen Warenwirtschaft, CRM, Logistik und Finanzbuchhaltung und natürlich mit persönlichem Engagement und Service. Die Nutzerbasis, die sich über ganz Deutschland erstreckt, profitiert zudem von einem breiten Angebot an Schulungen und Seminaren, die gezielte Hilfestellung in allen Bereichen der digitalen Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung bieten.

ERP ist die Abkürzung für „Enterprise-Resource-Planning“. Diese Bezeichnung steht für die Aufgaben eines Unternehmens seine zur Verfügung stehenden Ressourcen wie Personal, Kapital, Betriebsmittel, Material sowie Informations- und Kommunikationstechnik effizient im Sinne des Unternehmenszwecks einzusetzen und rechtzeitig und bedarfsgerecht zu steuern und zu verwalten. Eine ERP-Software unterstützt Unternehmen dabei die Produktivität durch diverse Automationen zu steigern. Sie hilft Geschäftsprozesse digital abzubilden und in einer Datenbank zusammenzuführen, um einfacher auch abteilungsübergreifende Prozesse zu realisieren.  

Integriert und digital  

Die Warenwirtschafts- und ERP-Software L3 ist speziell für die Anforderungen mittelständischer Produktions- und Handelsbetriebe in der Agrarwirtschaft entwickelt worden, vor allem für Mühlen, Saatgut- und Futtermittelproduzenten. Die Software deckt Geschäftsprozesse ab, von der Warenannahme über die Angebotserstellung bis hin zum Kassensystem. In Kombination mit der Finanzbuchhaltungssoftware WinFiBu bietet ServiceERP eine Integration der Finanzbuchhaltung in das Warenwirtschaftssystem. Mit der mobilen Variante L3-App wird der Zugriff auf Funktionen der Desktop-Version mit mobilen Endgeräten ermöglicht - inklusive Kundendatenpflege und Wiedervorlagefunktion. Das Modul L3-Connect verbindet die kundeneigene Datenbank/Warenwirtschaft mit der Erfassung der Warenbewegungen durch Scanfunktionen. Zusätzlich können externe Systeme wie Webshops oder Waagensysteme mit angebunden werden. Mühle + Mischfutter hat mit Kunden des Unternehmens über ihre Erfahrungen gesprochen.  

Heimatsmühle: Support ist wichtig

Die Max Ladenburger Söhne Heimatsmühle GmbH & Co. KG ist ein mittelständischer Mühlenbetrieb, der konventionell und biologisch angebauten Weizen, Roggen und Dinkel vermahlt. Er ist Partner für Bäckereien, die Lebensmittelindustrie und den Lebensmitteleinzelhandel. Familie Ladenburger lebt und arbeitet seit 1808 auf der Mühle. Zum Familienbetrieb gehören ein landwirtschaftlicher Betrieb mit Mutterkuhhaltung und Schweineaufzucht, der nach den Richtlinien von Bioland bewirtschaftet wird und ein Mühlenladen. Im Mühlenshop gibt es vor Ort und online die eigenen Markenmehle, Waren aus der eigenen Landwirtschaft, ein breites Müsli-Sortiment sowie Brotaufstriche und vieles andere zu kaufen. Die Heimatsmühle entschied sich 2017 auf die Software L3 (damals noch Landwehr) umzusteigen. Man wünschte eine branchenspezifische Lösung, welche die Abläufe des Mühlenbetriebs optimiert und mit der die Mitarbeiter flexibel und dynamisch künftige Anforderungen meistern können. Die Umstellung hatte die Unternehmensleitung gut überlegt und vorbereitet, dennoch entpuppte sich die Umsetzung im Detail als anspruchsvoll. Hilfreich war der Support der Softwarespezialisten sowie die angebotenen Schulungen.

Dagmar Simon ist bei der Heimatsmühle zuständig für die EDV und erinnert sich gut an die Zeit der Umstellung. „Je nachdem wie tief man im laufenden Arbeitsprozess ins Detail gehen musste, desto anspruchsvoller war die Umsetzung.“

Gerade aufgrund des breiten Produktportfolios, der gewünschten Tiefe der Auswertungen und der stetig neuen Herausforderungen an das mittelständige Unternehmen der Lebensmittelindustrie ist auch aktuell ein intensives Zusammenarbeiten mit den Support-Mitarbeitern von Service-ERP erforderlich. Für Dagmar Simon ist das sehr wichtig:

„Der Support von ServiceERP ist gut erreichbar und unterstützt uns schnell. Denn der Mühlenbetrieb muss laufen und kann nicht aufgrund von Softwareproblemen stillstehen.“

Seit 2023 hat der Betrieb die neue L3 App für den kompletten Warenausgang im Einsatz und gute Erfahrungen mit dem bedienerfreundlichen Handling zur Kommissionierung von sortenreinen Paletten aber auch von Mischpaletten gemacht. Wissend, dass die Implementierung der ERP-Software selten reibungslos verläuft und dies der erste Schritt in die richtige Richtung war, ist der Weg auch weiterhin das Ziel. Denn einige Probleme tauchen erst im laufenden Arbeitsprozess auf.

„Damals haben wir uns beispielsweise aus Zeitgründen entschieden, unsere Kundendaten zu konvertieren. Das würde ich heute nicht mehr so machen“, erzählt Dagmar Simon. „Heute würde ich die Daten ins Programm neu einpflegen und mir so in der Anwendung einige Probleme ersparen.“

Positiv nennen die Mühlenmitarbeiter aus Aalen die Abbildung zahlreicher Schnittstellen, so verliere auch das Thema Electronic Data Interchange (EDI) seinen Schrecken.

Vollmers: Faire Kosten

Als familiengeführtes Unternehmen des Mittelstands stellt die Gerhard Vollmer GmbH & Co. KG seit über 50 Jahren und drei Generationen qualitativ hochwertige Hundenahrung her. Über den Großhandel und viele unabhängige Fachgeschäfte vertreibt das Unternehmen seine Produkte deutschlandweit und ins europäische Ausland. Vollmers verwendet zu 100 Prozent naturbelassene Rohstoffe und Zutaten, die meisten aus der näheren Umgebung. Das Unternehmen legt Wert auf Frische und Kontrolle und hat feste Verträge mit heimischen Lieferanten. Für Geschäftsführer Jonas Wölk ist die Software L3 der Dreh- und Angelpunkt des Tagesgeschäfts:

„Beginnend mit der Pflege von Kunden- und Lieferantendaten über die Rezepturverwaltung bis hin zur Produktion, Fakturierung und Rohwarenverwaltung spielt sich bei uns alles im L3 ab. Zuletzt haben wir gemeinsam mit Service ERP eine bidirektionale Schnittstelle zu unserem neuen Webshop eingerichtet, über die Bestellungen sowie Kunden- und Artikeldaten ausgetauscht werden, sodass wir Kundenbestellungen mit deutlich geringerem Personalaufwand bearbeiten können. Der ausschlaggebende Impuls dazu kam übrigens vom Team von Service ERP."  

Für ihn wurden die Nutzbarkeit und der Kundenservice der Software L3 seit dem Management-Buy-Out sehr vorangebracht und er schätzt in der Zusammenarbeit mit Service ERP deren Flexibilität: „Wir sind ein kleines Unternehmen und wenn wir ein akutes Problem haben, brauchen wir kurze Wege zu unseren Ansprechpartnern.“ Weitere Pluspunkte sind für ihn die fairen Kosten für Module und Wartung.

„Wenn wir ein neues Modul haben möchten, sind es überschaubare Summen, mit denen auch kleine Unternehmen arbeiten können“, so der Geschäftsführer.

Walz-Mühle: Regelmäßige Pflege

Die Walz-Mühle in Altheim ist seit 1884 im Besitz der Familie Walz. Müllermeister Thomas Walz leitet in der 5. Generation zusammen mit Josef Walz das Unternehmen. Die Mühle bezieht ihr Getreide von Landwirten aus der Region und stellt neben Mehlen, Körnern, Backmischungen und Backsaaten viele Spezialprodukte für das weiterverarbeitende Handwerk oder den Endverbraucher her. Zudem füllen die Müller vom Oberen Neckar Sondermischungen auch mit individuellen Etiketten ab und beliefern den Einzelhandel mit ihren Premium-Produkten unter dem Label der Walz-Mühle. Thomas Walz hat viel zu koordinieren:

„Früher hatten wir verschiedene Systeme im Betrieb, die historisch gewachsen waren. Heute ist es eine Erleichterung alle Daten in ein System einzupflegen.“

Die Umstellung haben die Softwarespezialisten gut gemeistert und sie hat sich auch für den Onlinevertrieb und den Mühlenladen der Familie gelohnt. Eine Direktvermarktung betreiben die Müller seit 1980. Als das Sortiment im Mühlenshop immer umfangreicher wurde, lagerte sie den Verkauf 2021 aus. Der neue Mühlenmarkt im Nachbarort hat eine Verkaufsfläche von 350 m². Die Verwaltung ist dank ERP einfach. Beispielsweise war das Einpflegen unverpackter Waren kein Problem, wie auch die Anbindung des neuen Kassensystems.  Thomas Walz lobt die Vorteile der Software, die regelmäßig gepflegt wird. Alle Dokumente können digital übermittelt werden und das System archiviert sie automatisch.

„Wenn mal etwas nicht so läuft, gibt es die Hotline und der Support funktioniert sehr gut,“ berichtet der Müller.