Die auf Papier rückgemeldeten Wartungsaufträge der Kollegen müssen dann aber auch in eine Liste oder einem System erfasst werden. Das erledigen die Mitarbeiter vielleicht sogar selbst – oft allerdings unvollständig und selten zeitnah. Ganz schlecht ist es, wenn lediglich das (Papier-)Dokument abgeheftet wird – und dann aus der Inspektion auch noch die Meldung „NOK“, also „nicht OK“, zurückkommt.

Was hier tatsächlich helfen würde, wäre, wenn sich diese Rückmeldungen auf einen oder zwei Mausklicks verkürzen ließen – am besten gleich auf dem persönlichen Smartphone. Oder wenn mehrere Aufträge auf einmal erledigt werden könnten, indem sie (wenn es denn unbedingt noch Papier sein muss) in den Scanner gelegt werden. Das würde Stunden oder gar Tage oder Wochen sparen.

Genau hier – beim Thema digitale Werkzeuge, Instandhaltung und Transformation – setzen die Applikationen der cubeoffice GmbH & Co. KG an. Das Magdeburger Unternehmen bietet seit 1998 digitale Tools für die Planung, Erbringung, Dokumentation, Auswertung und Ergebnisverbesserung der Instandhaltung an.

Was versteht man heute unter Digitalisierung?

Im Prinzip ist Digitalisierung der Traum vom papierlosen Büro – also eigentlich ein zukunftsweisendes und nachhaltiges Konzept. Gerade die vergangenen Monate und Jahre der Corona-Pandemie haben allerdings sehr deutlich gezeigt, wie wenig die Digitalisierung bislang tatsächlich vorangeschritten ist. Im Prinzip beschränkte sie sich darauf, dass die vorhandenen analogen Prozesse quasi 1 : 1 auf einige der digitalen Möglichkeiten der Internet-Technologien übertragen wurden. Dabei beinhaltet doch schon der Begriff „papierlos“ einen bzw. sogar den wesentlichen Aspekt der Digitalisierung, nämlich die Transformation. Das Ziel lautet also: Weg vom Papier, hin zum digitalen Ablauf!

Im privaten Bereich haben viele Menschen die Digitalisierung ja bereits recht weit vorangetrieben: Sie versenden mit ihren Smartphones problemlos millionenfach z. B. WhatsApp-Nachrichten, um etwas mitzuteilen. Nicht wenige halten sich nicht einmal mehr mit dem Eintippen von Text auf, sondern verwenden gleich die Sprachaufnahmefunktion, verschicken ihre Botschaft also als Audionachricht. Ebenso beliebt ist es, Fotos zu machen, diese zu bearbeiten bzw. zu verändern und anstelle eines Textes zu versenden.

All das erstreckt sich aber nicht nur auf die Privatsphäre, sondern findet auch im beruflichen Alltag statt: Sind in der Pausenküche die benutzten Kaffeetassen wieder mal nicht gespült und/oder weggeräumt? Dann hilft ein simpler Klick auf den Smartphone-Auslöser und das entsprechende Foto geht an alle, die es angeht. Früher wurde so ein Foto (wenn überhaupt) ans schwarze Brett gehängt, wo es jedoch häufig gleich wieder verschwand und/oder auch nicht von jedem wahrgenommen wurde. Heute dagegen geht eine Nachricht, egal ob als Text oder Foto, fix an den Gruppenchat, dessen Mitglieder sich praktisch gar nicht dagegen wehren können – die Information wird unweigerlich zur Kenntnis genommen.

So verändern sich, schleichend und allgemein akzeptiert, zahllose Abläufe im täglichen Leben. Diese völlige Veränderung der Kommunikation, also der Art, wie sich Menschen untereinander austauschen, wird „disruptiv“ genannt. Das Schlagwort „disruptive Transformation“ bezeichnet das Auseinanderreißen althergebrachter Abläufe, Regeln, Funktionen etc. Dieses Phänomen kann man nun missbilligen oder komplett ablehnen – es findet trotzdem statt. Genau das ist Digitalisierung!

Digitalisierung im Unternehmen

Digitalisierung im Unternehmen folgt bzw. dient aber anderen Zielen als nur den technischen Möglichkeiten. Sie führt allgemein zur Ablösung analoger Prozesse, ist also eine disruptive Transformation der bisherigen analogen Abläufe. Digitalisierung selbst hat dabei gar kein Ziel – sie ist vielmehr lediglich Mittel zum Zweck und der dient der Erreichung von Zielen im Betrieb. Es geht also darum, vorhandene technische Möglichkeiten für die jeweilige Definition von Unternehmenszielen bzw. deren Erreichung einzusetzen.

Dennoch hat die Digitalisierung Aufgaben und folgt grundsätzlich einer Motivation. Diese entsteht sehr häufig im Rahmen eines Generationenwechsels. Hier kommt es schließlich darauf an, Informationen zu konservieren und anderen zugänglich zu machen. Notwendig ist also größtenteils die Konsolidierung von Daten und Informationen – gilt es doch zu gewährleisten, dass nichts in Vergessenheit gerät und das Wissen darum, weshalb die Dinge gerade so laufen, wie sie laufen, zu bewahren.

Digitalisierung ist Konsolidierung von Informationen

Ein wesentlicher Aspekt der Transformation ist die Nutzung von Sowieso-Informationen. Angaben und Daten, die bereits vorhanden sind, brauchen nicht ein zweites Mal oder gar noch öfter erfasst zu werden. Sie effizient zu nutzen, bedeutet, einmal erfasste Daten und Information mehrfach und an vielen Stellen weiter- und wiederzuverwenden.

Damit entsteht zugleich die Forderung nach jederzeitiger Abrufbarkeit dieser Informationen. Ist ein Mitarbeiter schon am Einsatzort, will er sich schließlich nicht erst wieder zurück ins Büro oder gar ins Archiv bemühen müssen, um sich dort die Information zu beschaffen, die er gerade benötigt. Darüber hinaus sollen Informationen dort, wo sie entstehen, auch direkt erfasst werden – das beugt etwaigen Verlusten vor. All dies ist Konsolidierung von Informationen. Und die wiederum eröffnet eine weitere Möglichkeit: die Fokussierung.

Digitalisierung ist Fokussierung

Digitalisierung heißt auch Fokussieren auf das, was zu tun ist – und zwar nur darauf! Ein Beispiel dafür ist die Umwandlung analoger (Papier-)Wartungspläne hin zur digitalisierten Abnahme und Reklamation. Das ist ein weiter Bogen, den zu betrachten sich aber lohnt.

Ausgangspunkt ist der klassische Wartungsplan. Dieser wird zum gegebenen Zeitpunkt ausgedruckt und ausgefüllt. Das erste, was dann auffällt, ist die fehlende Terminierung, also zu welchem Zeitpunkt der Wartungsplan konkret umzusetzen ist. Angegeben ist zwar ein Zyklus, aber eben kein feststehendes Datum. Das bedeutet, dass etwa ein monatlicher Termin innerhalb des Wartungsplanes eben nicht dort, sondern außerhalb, also in einem eigenen Terminplaner, geführt wird. Manchmal hängt auch nur eine Notiz an der Wand oder im Kalender ist ein entsprechender Vermerk eingetragen. Wird aber ein Termin in einem eigenen Terminplaner geführt, so beinhaltet er bestenfalls Hinweise auf den Wartungsplan – gesichert ist all das jedoch leider nicht.

Wird der Wartungsplan also fällig, druckt i. d. R. der Meister ihn aus, übergibt ihn einem Instandhalter und wartet darauf, dass das Dokument zurückkehrt. Ist dies geschehen, wird das Dokument unter Umständen vom Meister verarbeitet, so wie es einleitend geschildert wurde. Was hier jedoch u. a. fehlt, ist die Möglichkeit, eine Information zu der jeweiligen Aufgabe oder Position zu erfassen.

Klassischer vs. digitaler Wartungsplan

Der Ablauf eines klassischen Wartungsplanes sieht wie folgt aus:

– Der Termin wird in einem anderen System geplant und die Fälligkeit wird erkannt.

– Was passiert, wenn die Fälligkeit ignoriert wird?

– Der Wartungsplan wird als Ausdruck erstellt und dem Mitarbeiter übergeben.

– Es wird eine Wiedervorlage für die Kontrolle der Durchführung generiert oder

– es wird angenommen, dass der durchgeführte Wartungsplan zurückkehrt.

– Der zurückgekehrte Wartungsplan wird auf OK-, NOK- und Reparaturhinweise kontrolliert.

– Im Anschluss werden die notwendigen NOK- und Reparaturhinweise näher abgefragt und entsprechende Weiterbehandlungen eingeleitet.

– Der Wartungsplan selbst wird im richtigen Ordner abgeheftet.

Dieser Ablauf zeigt bereits auf den ersten Blick mögliche Brüche und Informationsverluste: Nicht durchgeführte Wartungen werden erst spät oder gar nicht erkannt; nähere Informationen für die Durchführung müssen aktiv gesucht werden.

Tatsächlich ist dieser Ablauf vor allem dadurch gekennzeichnet, dass er eine Abnahme durch die Produktion erschwert oder gar unmöglich macht. Findet er in dieser Weise statt, dann muss der Instandhalter den Produktionsverantwortlichen aktiv ansprechen und direkt auf dem Auftrag dokumentieren oder abnehmen lassen.

Ganz anders erfolgt demgegenüber der Ablauf eines digitalen Wartungsplanes.

Im nachstehend dargestellten Beispiel wurden im Zuge der Digitalisierung der Instandhaltung die Wartungspläne vom Papier in eine Anlagendokumentation überführt. Das sieht dann wie folgt aus: Dargestellt sind hier Angaben zu einer digital erfassten Anlage. Zusammengefasst ist es all das, was vorher auf Papier oder als Dokument in Form von Wartungsanweisungen, Wartungsplänen etc. existierte. Die an der Anlage durchzuführenden Maßnahmen werden hier gleichzeitig mitverwaltet. Das stellt einen Teil der Dokumentation der jeweiligen Anlage dar und wird auch als „Enterprise Asset Management“ bezeichnet. Daraus entsteht dann quasi auf Knopfdruck der Wartungsplan für die jeweilige Anlage bzw. für das ganze Unternehmen:

Zu sehen ist hier also ein Wartungsplan, erstellt mit einem Klick aus einer mitverwalteten Anlagendokumentation. Genau das ist es, was mit dem zuvor betrachteten Schlagwort „Konsolidierung“ gemeint ist: Daten werden einmal erfasst, sind zentral verfügbar und werden effizient weiterverwendet.

Smartphone nutzen

Zu Beginn ging es darum, die Instandhaltung durch intelligente Nutzung des Smartphones zu vereinfachen und Abläufe zu verkürzen. Die Anzeige auf dem Smartphone eines Instandhalters könnte dabei wie folgt aussehen: Aus dem digitalisierten Wartungsplan ergeben sich automatisch die Aufgaben für den einzelnen Mitarbeiter. Dieser holt sich bei Bedarf weitere Informationen: Hat der der Mitarbeiter seine Aufgaben erledigt, kann er diese sofort zurückmelden.

Damit ist der Ablauf für den Mitarbeiter erst einmal erledigt. Ist die Digitalisierung im Unternehmen aber schon so weit vorangeschritten, kann man auch direkt den nächsten Schritt gehen und die Produktion einbinden: Hat der Beschäftigte seine Aufgaben zurückgemeldet, lässt sich eine Kontrollinstanz – der Verantwortliche aus der Produktion – integrieren: Dieser bekommt die zurückgemeldeten Wartungsaufgaben angezeigt und kann entweder abnehmen, bestätigen oder reklamieren.

Ein Wisch nach links: Abnahme – alles OK!

Ein Wisch nach rechts: Reklamation – hier gibt’s noch was zu tun!

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